Privacy Notice
Informativa Privacy – Candidature CV
Data ultimo aggiornamento: Maggio 2024
-------------------------------------------
INFORMATIVA PRIVACY AI SENSI DELL’ART. 13 DEL REGOLAMENTO UE 2016/679 E DELL’ART. 111-BIS DEL D.LGS. 30 GIUGNO 2003, N. 196 – CODICE DELLA PRIVACY
FIVERS Studio Legale e Tributario (di seguito anche solo “FIVERS”) comunica che nell’ambito della gestione delle procedure di ricerca e selezione di professionisti e personale amministrativo in vista della possibile instaurazione di un rapporto di lavoro e/o professionale (indipendentemente dalla tipologia contrattuale del rapporto giuridico) è il Titolare del trattamento dei dati personali dei candidati ad eventuali posizioni lavorative, ai sensi degli articoli 4, n. 7) e 24 del Regolamento UE 2016/679 del 27 aprile 2016 relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali (di seguito, “GDPR”).
Per trattamento di dati personali – comuni oppure – ove del caso - di particolare natura – si intende qualsiasi operazione o insieme di operazioni, compiute con o senza l'ausilio di processi automatizzati e applicate a dati personali o insiemi di dati personali, anche se non registrati in una banca di dati, come la raccolta, la registrazione, l'organizzazione, la strutturazione, la conservazione, l'elaborazione, la selezione, il blocco, l'adattamento o la modifica, l'estrazione, la consultazione, l'uso, la comunicazione mediante trasmissione, la diffusione o qualsiasi altra forma di messa a disposizione, il raffronto o l'interconnessione, la limitazione, la cancellazione o la distruzione.
Si informa, pertanto, che tali dati verranno trattati con il supporto di mezzi cartacei, informatici o telematici per il perseguimento delle seguenti finalità.
Ai sensi dell’art. 111-bis del Codice della privacy (d.lgs. 30 Giugno 2003, n. 196 a valere quale normativa nazionale di coordinamento al GDPR) l'informativa sul trattamento in caso di ricezione di curricula non sollecitati o richiesti da FIVERS, ma spontaneamente trasmessi dai candidati interessati – mediante qualsiasi canale di comunicazione - ai fini dell'eventuale instaurazione di un rapporto di lavoro va resa al primo contatto successivo all'invio del curriculum inviato dall'interessato. FIVERS fornisce dunque le informazioni che seguono e che adempiono agli obblighi di cui all’art. 13 del GDPR e 111-bis del Codice della privacy. La presente informativa sul trattamento dei dati personali, inoltre, è rilasciata anche per i diversi casi di CV il cui invio sia stato invece sollecitato da FIVERS, in base alle procedure interne di selezione del personale e di professionisti previste e applicabili.
Estremi identificativi e dati di contatto del Titolare del trattamento.
Come richiesto dalle Linee Guida in materia di trasparenza WP 260/2017, si forniscono in prima battuta gli estremi identificativi del Titolare del trattamento dei dati e tutte le informazioni per contattarlo rapidamente.
FIVERS - Studio Legale e Tributario
Via Paleocapa 5
20121 Milano
Codice fiscale e P. Iva 08432520966
Tel +39 02 3041 331
e-mail: info@5rs.it
PEC: segreteria@pec.5rs.it
Finalità del trattamento.
Gestire in generale le procedure di ricerca e selezione del personale, ricevere le richieste di inserimento professionale, valutare i profili professionali di interesse che emergono dai curricula vitae inviati, gestire tutte le fasi connesse alla selezione dei candidati (comunicazioni con gli interessati, convocazione a colloqui, svolgimento di colloqui e interviste valutative – anche mediante questionari - con i responsabili di FIVERS, etc) valutare gli esiti dei colloqui, gestire ogni fase connessa alle procedure di ricezione delle candidature trasmesse spontaneamente o richieste da FIVERS, conservare nel rispetto del principio di limitazione dei tempi di conservazione tutte le informazioni e i documenti relativi alle attività di ricerca e selezione del personale, indipendentemente dal fatto che il candidato sia poi inserito o meno negli organigrammi di FIVERS.
Modalità del trattamento.
I dati contenuti nei CV inviati verranno trattati con il supporto di mezzi cartacei informatici o telematici (ivi inclusa la trasformazione di eventuali CV cartacei in files elettronici mediante scansione).
Più in particolare, le modalità di raccolta e trattamento dei dati personali tratti dai CV sono rappresentati, a seconda dei casi, dal sito web ufficiale di FIVERS, e piattaforme elettroniche o app esterne come Linkedin; contatti diretti con FIVERS, ricezione di CV da parte di Università, affidamento dell’incarico di ricerca e selezione del personale a società esterne di recruitment.
La raccolta dei dati e dei CV avviene a seguito di:
(a) invio spontaneo del CV da parte del candidato, mediante i canali di comunicazione tradizionali o elettronici messi a disposizione da FIVERS, ivi incluse sezioni dedicate di siti web, piattaforme elettroniche o app;
(b) invio del CV da parte del candidato a seguito di specifica richiesta di FIVERS, intendendosi per “richiesta” o “invio sollecitato” l’apertura di formali procedure di ricerca e selezione di personale per particolari posizioni lavorative (anche tramite enti terzi, come le società di recruitment a cui FIVERS possa eventualmente affidare tali procedure) così come pubblicizzate da FIVERS, anche on line (es: sezione Lavora con Noi del sito web FIVERS).
Categorie di dati personali oggetto di trattamento.
FIVERS procederà alla raccolta e al trattamento delle seguenti categorie di dati personali come tipicamente relative alle procedure di ricerca e selezione del personale:
- dati anagrafici e di contatto del candidato
- foto del cv se inserita.
- dati contenuti nel curriculum vitae
- altri dati forniti dal candidato in sede di invio candidatura online o durante lo svolgimento di colloqui selettivi a cui sia stato convocato (es: dati bancari; dati su sgravi fiscali; dati previdenziali; familiari a carico, etc)
- eventuale trattamento di dati di particolare natura nel caso sia richiesto dalla legge (es: quote riservate a categorie protette dalla normativa specifica);
Comunicazione e diffusione dei dati personali.
I dati personali del candidato saranno comunicati:
- al personale amministrativo e agli avvocati di FIVERS designati per le attività di selezione del personale, ed il cui accesso ai dati è autorizzato in forza di specifiche istruzioni ai sensi degli articoli 29 e 32 del GDPR;
- a professionisti, consulenti o società esterne che svolgono per conto di FIVERS attività di ricerca, valutazione ed eventuale selezione di personale: l’elenco nominativo e i dati di contatto di tali società esterne potrà essere da ottenuto facendone richiesta alla e-mail info@5rs.it;
- al Medico competente per le visite pre-assuntive;
- a soggetti indicati dal candidato nel CV, valendo tale indicazione come autorizzazione alla comunicazione che FIVERS considererà coperta dallo specifico consenso dell’interessato.
I dati personali non saranno diffusi.
Facoltatività od obbligatorietà del consenso. Conferimento di dati di particolare natura nei Curricula vitae.
La informiamo che – nel caso di curriculum vitae non sollecitato da FIVERS e inviato spontaneamente dall’interessato - il conferimento dei dati è necessario per le finalità indicate e per lo scopo di valutazione e selezione delle candidature. In tale prospettiva non è obbligatorio acquisire alcun consenso dell’interessato, nei limiti previsti dall’articolo 6, comma 1, lettera (b) del GDPR, come richiamato dall’art. 111-bis del Codice della privacy, in quanto le procedure di ricerca e selezione del personale implicano un trattamento necessario all'esecuzione di un contratto di cui l'interessato è parte o all'esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dello stesso interessato o per il perseguimento dell’interesse legittimo del terzo (cioè il candidato medesimo).
La preghiamo di inserire nel curriculum vitae o di fornirci i soli dati necessari a valutare il Suo profilo professionale e di non indicare – ove non strettamente necessario in rapporto a vincoli di legge (es: quote riservate a particolari categorie di lavoratori) – dati di particolare natura ai sensi dell’art. 9 del GDPR (sono “dati di particolare natura”: i dati idonei a rivelare l'origine razziale ed etnica, le convinzioni religiose, filosofiche o di altro genere, le opinioni politiche, l'adesione a partiti, sindacati, associazioni od organizzazioni a carattere religioso, filosofico, politico o sindacale, nonché i dati personali idonei a rivelare lo stato di salute e la vita sessuale). L’indicazione dei dati di particolare natura nel CV è consentita esclusivamente per quanto previsto dalle specifiche leggi che regolano l’accesso al mercato del lavoro di aventi diritto per particolari condizioni sanitarie o di altro tipo che rendono di conseguenza obbligatorio per FIVERS procedere al trattamento dei dati di particolare natura. In tali casi, La informiamo che ai sensi dell’articolo 9, comma 2 del GDPR la condizione di inapplicabilità del divieto al trattamento è quella prevista alla lettera (b) che legittima - in deroga al divieto - i trattamenti di dati di particolare natura necessari per assolvere gli obblighi ed esercitare i diritti specifici del titolare del trattamento o dell'interessato in materia di diritto del lavoro e della sicurezza sociale e protezione sociale. Quanto alla base di legittimità del trattamento dei dati di particolare natura ai sensi dell’articolo 6 del GDPR, questa è rappresentata dalla necessità di adempiere ad un obbligo legale di cui alle leggi dell’ordinamento che prevedono quote riservate per l’accesso al mercato del lavoro [art. 6, comma 1, lettera (c) del GDPR]. In tale prospettiva, non è necessario acquisire da parte dell’interessato alcun consenso specifico al trattamento dei dati di particolare natura.
Nel caso di curriculum vitae il cui invio sia stato sollecitato da FIVERS (e non trasmesso spontaneamente dall’interessato) eventuali dati di particolare natura indicati (relativi, in particolare, a salute, convinzioni religiose e opinioni politiche) saranno immediatamente cancellati in mancanza della sopra citata necessità legale di trattamento.
Il trattamento dei dati idonei a rivelare lo stato di salute dei familiari o dei conviventi dei candidati è consentito qualora sia finalizzato al riconoscimento di uno specifico beneficio in favore dei candidati, in particolare ai fini di un'assunzione obbligatoria o del riconoscimento di un titolo derivante da invalidità o infermità, da eventi bellici o da ragioni di servizio così come previste da specifiche normative che regolano l’accesso al mercato del lavoro. La informiamo che ai sensi dell’articolo 9, comma 2 del GDPR la condizione di inapplicabilità del divieto al trattamento è in tali casi quella prevista alla lettera (b) che legittima - in deroga al divieto - i trattamenti di dati di particolare natura dei familiari o dei conviventi dei candidati a questi ultimi necessari per esercitare i loro diritti specifici in materia di diritto del lavoro e della sicurezza sociale e protezione sociale. In tale prospettiva, non è necessario acquisire alcun consenso specifico al trattamento. Nei casi in cui non sia possibile basare il trattamento dei dati dei familiari o dei conviventi dei candidati in base al diritto del lavoro e della sicurezza sociale e protezione sociale, La preghiamo di acquisire lo specifico consenso degli interessati (da documentare nella documentazione di invio della candidatura) prima di inviare il curriculum vitae, dovendo FIVERS – in caso contrario – cancellare le relative informazioni.
Periodo di conservazione e cancellazione dei dati personali e dei CV. Luogo del trattamento.
Indipendentemente dalla instaurazione o meno di rapporti contrattuali con FIVERS, La informiamo che i suoi dati personali saranno conservati fino ad un massimo di 24 (ventiquattro) mesi decorrenti dall'invio della candidatura o dal caricamento dell'ultima modifica nei nostri archivi. Alla scadenza dei citati termini i dati e i CV che li contengono saranno cancellati, salvo diversa segnalazione del candidato eventualmente interessato alla prosecuzione della conservazione. Durante tale periodo, il candidato potrà altresì richiedere a FIVERS di integrare o aggiornare i dati personali contenuti nel CV che lo riguardano.
I dati tratti dai CV o comunque raccolti in occasione delle procedure di ricerca e selezione di personale e/o professionisti saranno trattati in Italia e in ogni caso non trasmessi al di fuori dello Spazio Economico Europeo.
L’indirizzo per l’esercizio dei diritti come riconosciuti dagli articoli da 15 a 22 del GDPR (anche con riferimento ad istanze rivolte ai terzi cui i dati siano stati comunicati previo consenso specifico dell’interessato) è la e-mail info@5rs.it.
Dichiarazioni e impegni del candidato.
Con la trasmissione del suo curriculum vitae il candidato implicitamente attesta:
1. che tutte le informazioni indicate corrispondono a verità;
2. di aver comunicato tutte le informazioni rilevanti che potrebbero riguardare la candidatura per la posizione richiesta;
3. di essere consapevole che nel caso abbia comunicato informazioni mendaci o fuorvianti che abbiano portato alla instaurazione di un rapporto di lavoro, quest’ultimo potrebbe essere per tale causa terminato;
4. di aver fornito le informazioni esclusivamente ai fini delle valutazioni volte ad un possibile impiego;
5. di essere consapevole che offrendo la candidatura l’ottenimento dell’impiego sarà soggetto alla soddisfazione dei requisiti e dei risultati richiesti dal datore di lavoro relativi agli eventuali controlli che potranno essere richiesti circa la formazione precedentemente acquisita.
Esercizio dei diritti da parte dell’interessato.
Ai sensi degli articoli 13, comma 2, lettere (b) e (d), da 15 a 22 del GDPR, si informa l’interessato che:
a) egli ha il diritto di chiedere a FIVERS l'accesso ai dati personali, la rettifica o la cancellazione degli stessi o la limitazione del trattamento che lo riguardano o di opporsi al loro trattamento o di non essere sottoposto a decisioni basate su trattamenti completamente automatizzati, inclusa la profilazione;
b) egli ha il diritto di proporre un reclamo al Garante per la protezione dei dati personali, seguendo le procedure e le indicazioni pubblicate sul sito web ufficiale dell’Autorità su www.garanteprivacy.it, o alla Autorità competente che è quella del luogo di abituale residenza o domicilio di chi contesta una violazione dei propri diritti;
c) le eventuali rettifiche o cancellazioni o limitazioni del trattamento effettuate su richiesta dell’interessato - salvo che ciò si riveli impossibile o implichi uno sforzo sproporzionato – saranno comunicate a ciascuno dei destinatari cui sono stati trasmessi i dati personali.
L’esercizio dei diritti non è soggetto ad alcun vincolo di forma ed è gratuito. Solo in caso di richiesta di ulteriori copie dei dati richieste dall'interessato, FIVERS potrà addebitare un contributo spese ragionevole basato sui costi amministrativi. Se l'interessato presenta la richiesta mediante mezzi elettronici, e salvo indicazione diversa dell'interessato, le informazioni sono fornite in un formato elettronico di uso comune Lo specifico indirizzo per trasmettere istanze di esercizio dei diritti come riconosciuti dal GDPR è il seguente: info@5rs.it. Non sono richieste altre formalità. Il riscontro verrà dato nei termini previsti dall’articolo 12, comma 3 del GDPR (“Il titolare del trattamento fornisce all'interessato le informazioni relative all'azione intrapresa riguardo a una richiesta ai sensi degli articoli da 15 a 22 senza ingiustificato ritardo e, comunque, al più tardi entro un mese dal ricevimento della richiesta stessa. Tale termine può essere prorogato di due mesi, se necessario, tenuto conto della complessità e del numero delle richieste. Il titolare del trattamento informa l'interessato di tale proroga, e dei motivi del ritardo, entro un mese dal ricevimento della richiesta. Se l'interessato presenta la richiesta mediante mezzi elettronici, le informazioni sono fornite, ove possibile, con mezzi elettronici, salvo diversa indicazione dell'interessato”)
Per utilità si riporta di seguito il link agli articoli da 15 a 23 del GDPR sui diritti dell’interessato (accesso, rettifica, aggiornamento, cancellazione, limitazione, portabilità, opposizione, diritto a non subire trattamenti completamente automatizzati, inclusa la profilazione).
